2012: l’année de la dématérialisation des dossiers du personnel ?
Patrice Meda dans: Actualités|Dématérialisation|GED|SI|SIRH|Workflow
24 fév 2012Dématérialisez les dossiers du personnel ?
Simple – efficace – rentable
Dans les entreprises, même de tailles importantes, les dossiers du personnel sont encore très souvent gérés sous forme de documents papiers rangés dans des sous-chemises, des chemises … et des armoires. Cette gestion pose des problèmes d’encombrement, de sécurité, de confidentialité et d’accessibilité de l’information.
Qu’apporte potentiellement la dématérialisation des dossiers du personnel ?
- La disparition du dossier physique des armoires apporte la sécurisation du stockage et la possibilité de partager facilement certains documents avec des responsables opérationnels, avec les équipes RH et éventuellement avec les collaborateurs eux-mêmes (pour leur propre dossier).
- Selon le degré de sophistication du Système d’Information (SI) et plus particulièrement du SIRH, des passerelles d’interopérabilité permettent des transferts automatiques de documents ou des synchronisations de données.
- Les processus RH peuvent être revisités, améliorés ou complétés en prenant avantage de la circulation instantanée des documents, des fonctionnalités de validation et de travail collaboratif.
Une GED pour les petites structures
Patrice Meda dans: Archivage|Dématérialisation|GED
24 fév 2012Comment réaliser le bon compromis entre facilité d’exploitation, fonctionnalités adaptées à un usage professionnel et prix modérés ?
Les petites structures (PME, professions libérales, associations, comités d’entreprise, …) manipulent toutes sortes de documents papier et électronique.
Pour ne pas perdre de temps ou perdre de l’information il faut regrouper, classer, retrouver et partager ces documents entre collègues, collaborateurs ou intervenants extérieurs.
Les solutions professionnelles de GED peuvent maintenant rendre de grands services en la matière pour peu qu’elles sachent répondre au moins aux contraintes suivantes :
- Accepter des documents multiformes et multi supports :
- Supports papier de divers formats
- Fichiers électroniques bureautiques : Adobe PDF, Microsoft Office, …
- Fichiers électroniques multimédia : photos, musique, …
- Emails
- Une interface d’accès commune
- Un classement et une indexation à la fois souple et précise, qui correspondent à l’activité
- Un moteur de recherche complet pour trouver rapidement un document
- Un partage de l’accès à la base documentaire :
- Quel que soit le terminal : PC ou tablette
- Simplement et de n’importe où
- Avec des utilisateurs désignés
- La sécurité
- Du stockage
- Des accès
Une GED de base ; quels usages ?
Patrice Meda dans: Archivage|Dématérialisation|GED|Workflow
6 avr 2011Suite à l’article précédent sur la diversité des objectifs d’un projet de GED, nous abordons ici le cas d’une GED simple. Le qualificatif de « simple » signifie facilité de mise en œuvre, facilité d’utilisation et peu onéreux. Cette « facilité » s’obtient-elle au détriment des fonctionnalités, donc des usages ?
C’est bien sûr une affaire de compromis mais les technologies d’aujourd’hui garantissent cette simplicité tout en permettant le déploiement de workflows simplifiés. Ces choix fonctionnels et technologiques sont de plus en plus incontestables :
Une GED ? Pour quoi faire ?
Patrice Meda dans: Dématérialisation|ECM|GED
6 avr 2011GED : gestion électronique de documents. Dans cet acronyme, on trouve le mot « gestion » qui évoque la classification, le rangement et la conservation. Le mot « électronique » signifie la dématérialisation, le traitement de fichiers électroniques. Le terme « documents » décrit l’objet de l’application, à savoir des documents qui ont un auteur / émetteur, un objet / fonction, un contenu informationnel et éventuellement des destinataires.
L’objectif initial d’une GED est d’assurer un archivage mieux sécurisé. La fonctionnalité minimum est la capacité de rechercher (selon un plan de classement ou des critères de recherche) et de consulter un document. A cela s’ajoutent naturellement des fonctionnalités concernant :
- La pérennité : sauvegardes et stockages délocalisés
- La confidentialité : droits d’accès aux documents
- L’authenticité : identification incontestable de l’émetteur / auteur, intégrité du document
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- Tags: dématérialisation, ECM, GED
Conception et accès à une GED: perspectives et fonctionnalités
Patrice Meda dans: Dématérialisation|ECM|GED
25 jan 2011Une GED bien conçue permet d’ouvrir l’accès aux documents à un large spectre d’utilisateurs, en toute sécurité. Quelles règles doit-on respecter et quelles fonctionnalités sont nécessaires ?
Prenons le cas général où les documents sont regroupés par natures et sous-natures (hiérarchie développable sur « n » niveaux) dans un « dossier ». C’est un modèle applicable aux projets, aux contrats, aux clients, aux dossiers du personnel, …
Un dossier « papier » est localisé à un unique endroit et seuls les collaborateurs à proximité et possédant la clé de l’armoire, ont accès aux documents qu’il contient. Si les dossiers peuvent être triés et stockés différemment selon les collaborateurs qui doivent les utiliser, les documents d’un même dossier sont tous accessibles simultanément. De plus aucune trace n’est gardée des différentes consultations ; ni même des sorties de documents.
Sur les plans de la localisation géographique, de la gestion de la confidentialité et du contrôle des accès, les dossiers « papier » présentent de nombreuses limitations. En contrepoint, une GED bien organisée ouvre de larges perspectives pour la valorisation (partage et exploitation) du patrimoine documentaire. On entre là dans les domaines de l’ECM (Entreprise Content Management) et de l’ILS (Information Lifecycle Management). lire la suite;
Dématérialisation des dossiers du personnel: approche financière
Patrice Meda dans: Dématérialisation|SIRH
24 jan 2011La décision concernant un projet de dématérialisation des dossiers du personnel comprend toujours des critères financiers. Ces critères sont en général synthétisés sous la forme de la « payback period », c’est-à-dire le délai de remboursement de l’investissement.
Une DRH étant rarement un centre de profits, l’analyse financière repose sur :
- Les coûts directs et indirects de mise en œuvre du projet
- Les coûts de fonctionnement de l’administration du personnel « avant » / « après »
Mais aussi sur :
- Le confort d’utilisation
- L’accès aux informations par de nouvelles catégories d’utilisateurs (aide au management)
- La qualité du suivi par la mise en place d’indicateurs avancés, et la rapidité de réaction
- La sécurité de l’archivage : quel est le coût potentiel de la perte d’un document ?
- L’empreinte écologique
Qui sont des éléments plus difficiles – mais pas impossible – à quantifier.
Un tel projet implique obligatoirement un ajustement de l’organisation et des processus. Souvent, le projet est concomitant avec une réorganisation de l’administration du personnel. Parfois la dématérialisation des dossiers du personnel est même exigée par le choix de l’organisation cible. Ainsi, pour les grandes entreprises, la mise en place d’un CGA (centre de gestion administrative) sous la forme d’un CSP (centre de services partagés) est largement favorisée par la gestion dématérialisée des dossiers du personnel. D’autant plus lorsque cette gestion s’appuie sur une solution SaaS avec des capacités d’accès et des options d’alimentation étendues.
Pourquoi dématérialiser le dossier du personnel ?
Yves Barbier dans: Archivage|Dématérialisation|SIRH
14 jan 2011Depuis longtemps les entreprises de toutes tailles gèrent, au moins en partie, les dossiers de leur personnel sous forme de dossiers papier nominatifs, rangés dans des armoires et accédés par les personnes autorisées. Une partie du dossier est maintenant nativement dématérialisée (gestion du temps, formation…) et l’ autre partie reste gérée sous forme papier. Pourquoi changer ?
Tout simplement pour gagner en fiabilité, réactivité, confort, pour gagner du temps, récupérer de l’espace, affranchir l’équipe RH de tâches de classement et recherches physiques peu enthousiasmantes et enfin diminuer le coût de la gestion des dossiers du personnel. lire la suite;
Reprise d’historique – dématérialisation des dossiers du personnel
Patrice Meda dans: Dématérialisation|ECM|GED|SIRH
14 déc 2010La décision de mise en œuvre d’une solution de GED repose sur trois besoins non exclusifs les uns des autres:
- L’archivage d’un patrimoine documentaire pour sécuriser sa conservation et améliorer son accessibilité
- Le partage d’un patrimoine documentaire pour accélérer la diffusion des informations tout en contrôlant les accès
- L’exploitation des informations documentaires par des outils BPO (Business Process Outsourcing) ou BPM (Business Process Management). On aborde là le domaine de l’ECM (Entreprise Content Management) lire la suite;
Dossiers du personnel dématérialisés – plan de classement
Yves Barbier dans: Archivage|Dématérialisation|GED|SIRH
13 déc 2010Du papier à l’électronique
Lorsqu’une DRH décide de dématérialiser les dossiers du personnel, c’est principalement pour en faciliter l’accès aux données. Faciliter… tout en évitant les copies inutiles, et en contrôlant précisément les accès.
On ne parle pas ici de la partie déjà électronique du dossier ; par exemple les bulletins de paie, demandes de congé, formations. L’importance de cette partie déjà électronique varie d’une entreprise à l’autre. Le système nativement électronique et celui qui est issu de la dématérialisation du papier doivent bien entendu coopérer, les utilisateurs RH ont en effet besoin d’une vision complète et la plus homogène possible des dossiers des collaborateurs. lire la suite;
Quel navigateur pour les applications SaaS ?
Yves Barbier dans: Actualités
9 déc 2010Une position dominante
Pour beaucoup la question ne se pose pas. Le navigateur c’est Internet Explorer.
On entend souvent dire que c’est le seul navigateur utilisable dans l’entreprise. Beaucoup de directions informatiques, en effet, imposent Internet Explorer, en imposent même une version précise. La principale raison objective avancée par les directions informatiques c’est la présence dans l’entreprise d’applications Microsoft, ou provenant d’autres éditeurs qui ne fonctionnent qu’avec telle ou telle version du navigateur Microsoft.
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À propos de ce blog
Ce blog est ouvert aux professionnels B to B des échanges dématérialisés, de la GED, des workflows et des plateformes de traitement des flux d’échanges de documents.
Les approches des sujets sont conceptuelles, techniques, fonctionnelles ou économiques.
Les administrations, les collectivités, les entreprises publiques ou privées, sont toutes concernées.
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